Compliance-Software
- Erreichen Sie mit unserer SaaS-Lösung ein wirksames Compliance-Managementsystem, um die für Ihre Organisation geltenden Verpflichtungen einzuhalten
- Starker Audit-Fokus für schnelle und sichere Ergebnisse
- Verfügbare Normen: ISO 37301, ISO 42001, ISO 9001
Wir leben
Compliance
Compliance-Software
- Erreichen Sie mit unserer SaaS-Lösung ein wirksames Compliance-Managementsystem, um die für Ihre Organisation geltenden Verpflichtungen einzuhalten
- Starker Audit-Fokus für schnelle und sichere Ergebnisse
- Verfügbare Normen: ISO 37301, ISO 42001, ISO 9001
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Was ist eine Compliance-Management-Software?
Eine Compliance-Software – genauer eine Compliance-Management-Software – hilft Organisationen dabei, Gesetze, Branchenstandards, vertragliche Vorgaben und interne Richtlinien umzusetzen. Denn Gesetzestreue und Regelkonformität bewahren vor Sanktionen und Reputationsschäden.
Die Compliance-Software von activeMind.cloud ist eine SaaS-Lösung (Software as a Service), mit deren Hilfe Sie die wichtige Norm ISO 37301 (Compliance-Management-System) erfüllen können.
Zudem lässt sich mit der Compliance-Software ein Artificial Intelligence Management System (AIMS) nach ISO 42001 errichten.
Weitere Normen finden Sie in den Modulen Datenschutz, ISMS oder Whistleblowing.
Welche Unternehmen benötigen ein Compliance-Tool?
Compliance-Management ist längst nicht nur für internationale Konzerne relevant. Auch mittelständische Unternehmen, Behörden und größere NGOs sind immer mehr Regulierungen unterworfen, durch Gesetzgeber, Normerfordernisse, Vorgaben von Auftraggebern für Compliance in deren Lieferketten sowie eigenen Verpflichtungen aus internen Verhaltensstandards.
Eine SaaS-Lösung für das Compliance-Management hilft all diesen Organisationen, ein Managementsystem einzuführen und zu optimieren, um die Vorgaben der jeweiligen Verpflichtung zu erfüllen und die ggf. notwendigen Zertifizierungs-Audits erfolgreich zu bestehen.
Die Compliance-Software von activeMind.cloud trägt insbesondere dazu bei, dass Organisationen schnell Audit-Reife erlangen, weil sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.
Wie funktioniert eine Compliance-Software?
Beim Compliance-Management geht es vor allem darum, die Assets (z.B. eigene Dienstleistungen bzw. Produkte, eingesetzte Ressourcen und Dienstleister, etc.) einer Organisationen zu identifizieren, die damit zusammenhängenden Verpflichtungen (Gesetze, Normen, Verträge) zu katalogisieren und die sich daraus ergebenden Risiken zu ermitteln und behandeln.
In einer Compliance-Management-Software werden diese drei Bereiche erfasst und systematisch verknüpft, so dass von jedem Datenpunkt aus alle relevanten Informationen verfügbar sind. Durch diese Verknüpfung von Assets, Verpflichtungen (auch: Rechtskataster) und Risiken wird die Komplexität reduziert und managebar. Dokumentierte Informationen und Nachweisbarkeit lassen sich über die Verwaltung von Aufgaben sowie die Kategorisierung und Lenkung von Dokumenten steuern.
Erfordern die Verpflichtungen etwa ein entsprechend ausgestaltetes Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS), kann hier direkt auf die entsprechende Norm (z.B. TISAX, ISO 27001, NIS 2, DORA) zugegriffen und die Umsetzung geprüft werden.
Bei activeMind.cloud helfen die bereits in Aufgaben übersetzten Controls der jeweiligen Norm dabei, die oft abstrakten Anforderungen in konkrete Arbeitsschritte umzuwandeln. So können Sie sich auf die wesentlichen Entwicklungen zur Auditreife fokussieren und Ihre Ressourcen entsprechend planen.
Wie hilft KI im Compliance-Tool?
In der Compliance-Software von activeMind.cloud können Sie mit Hilfe von künstlicher Intelligenz (KI) Routineaufgaben schneller und zuverlässiger erledigen. So lassen sich in den allermeisten Formularen Eingaben durch KI optimieren, korrigieren und übersetzen.
Zudem rollen wir immer mehr KI-Funktionen für Dokumentenanalyse und als Hilfestellung zu komplexen Fragen aus.
Wie gelingt der Umstieg auf eine Compliance-Software?
Wenn Sie Ihren Rechtskataster, Ihr Risiko- und Asset-Management bisher in Excel oder ähnlichen Anwendungen organisiert haben, helfen Ihnen diverse Importfunktionen von activeMind.cloud, Ihre bisherigen Daten weiterzuführen und sodann die Vorteile der SaaS-Lösung zu nutzen.
Selbstverständlich ist jederzeit auch ein Export möglich, sollten Sie etwa zu Dokumentations- oder Prüfzwecken bestimmte Datensätze in einem anderen Format benötigen.
Sollten Sie den Umstieg von einer anderen Compliance-Software planen, hilft Ihnen unser Support gerne bei der Migration der Daten.
Begleitende Beratung für Ihr Compliance-Management
Compliance kann sehr herausfordernd sein, insbesondere wenn Sie mehrere Normen zu erfüllen haben oder in hochregulierten Branchen tätig sind.
Die Experten unserer Partnerkanzlei activeMind.legal Rechtsanwälte unterstützen und beraten Sie gerne bei der Errichtung und Optimierung eines Compliance-Management-Systems gemäß ISO 37301.
Funktionen und Vorteile der Compliance-Software von activeMind.cloud
Die Compliance-Management-Software ist ein Modul unseres umfassenden Portals mit integriertem Managementsystem.
Hier finden Sie eine Übersicht aller Module und Features.
Übersetzung der Norm in Aufgaben
Übersetzung der Norm in Aufgaben
Normen machen in sogenannten Controls Vorgaben dazu, was ein Managementsystem leisten muss (z.B. die ISO 37301 für ein Compliance-Managementsystem oder die ISO 42001 für ein Artificial Intelligence Management System). Diese Vorgaben sind jedoch oft sehr vage.
Die Experten von activeMind.cloud haben deshalb die Controls aus langjähriger Erfahrung in konkrete Aufgaben übersetzt. Wenn Sie alle Aufgaben in der Compliance-Software erfolgreich abgeschlossen und umgesetzt haben, können Sie auch davon ausgehen, dass Ihr jeweiliges Managementsystem einen ausreichenden Reifegrad erreicht hat, um ein Zertifizierungs-Audit oder vergleichbaren Nachweis zu bestehen.
Effektives Risikomanagement
Effektives Risikomanagement
Risiken im Compliance-Management ergeben sich aus den individuellen Verpflichtungen, die einer Organisation obliegen, und berechnen sich aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe. Diese Risiken gilt es zu senken und Restrisiken abzusichern.
Im Compliance-Tool von activeMind.cloud identifizieren Sie die für Ihre Organisation relevanten Risiken und zeigen auf, wie diese behandeln. So können Verantwortliche und auch externe Auditoren schnell erkennen, ob ein überzeugendes Risikomanagement besteht.
Fortschritt sichtbar machen
Fortschritt sichtbar machen
Ein Compliance-Managementsystem erfordert eine permanente und nachweisbare Verbesserung, in der Regel orientiert am sogenannten Demingkreis (Plan-Do-Check-Act – PDCA-Zyklus).
Mit der Compliance-Software von activeMind.cloud dokumentieren Sie nachvollziehbar alle Schritte und schaffen durch eine umfangreiche Versionierung ausreichend Transparenz für Auditoren.
Integriertes Managementsystem
Integriertes Managementsystem
Compliance-Management ist die Königsdisziplin, weil es alle anderen Managementsysteme integriert – oder zumindest deren Ergebnisse bewertet, wenn die Verpflichtungen dies erfordern.
In der Compliance-Management-Software von activeMind.cloud können Sie dafür zum einen mehrere Compliance-Normen abbilden. Zum anderen können Sie Normen angrenzender Bereiche wie Datenschutz oder Informationssicherheit im gleichen System abbilden und von Synergieeffekten profitieren.
Diese Normen können Sie mit der Compliance-Software erfüllen:
ISO 9001
ISO 9001 ist der weltweite Goldstandard für Qualitätsmanagement und ein wesentlicher Beitrag zur Compliance.
ISO 37301
Die Norm ISO 37301 bietet einen zertifizierbaren, globalen Standard für Compliance-Management-Systeme.
ISO 42001
Die ISO/IEC 42001 ist die erste internationale Norm für künstliche Intelligenz bzw. ein Artificial Intelligence Management System (AIMS).
Kosten des Compliance-Tools von activeMind.cloud
Die Compliance-Software von activeMind.cloud ist ein Modul unseres umfassenden Compliance-Portals. Monatlich fallen folgende Kosten an:
| Modul Compliance inkl. Controls als Aufgaben und Vorlagen für Dokumente für eine Norm | 290 Euro |
|---|---|
| Je weitere Norm | 49 Euro |
Eine Übersicht zu allen Preisen und zusätzlichen Angeboten finden Sie auf dieser Seite.
Häufig gestellte Fragen zu Compliance-Software
Was ist ein Compliance-Managementsystem?
Ein Compliance-Managementsystem umfasst alle Prozesse und Strukturen einer Organisation, die erforderlich sind, um Regelkonformität bzw. Gesetzestreue zu gewährleisten, die Wirksamkeit des Compliance-Managementsystems nachzuweisen und dieses systematisch zu verbessern.
Grundsätzlich geht es darum, Risiken zu erkennen und behandeln, bevor sie überhaupt eintreten. Dafür betrachtet ein Compliance-Management-System insbesondere
- die Assets einer Organisationen, das sind vor allem die eigenen Angebote (Services oder Produkte) sowie die dafür nötigen Ressourcen (z.B. Mitarbeiter, Dienstleister, Soft- und Hardware, Maschinen, Standorte, etc.),
- die damit zusammenhängenden Verpflichtungen (Gesetze, Normen, Verträge, interne Regelungen), die zusammen das Rechtskataster bilden und sehr komplex sein können sowie
- die sich daraus ergebenden Risiken, die es zu analysieren und behandeln gilt.
Typisch für Managementsystem ist ein Vorgehen, das sich an den vier Schritten Plan, Do, Check und Act (PDCA-Zyklus bzw. Demingkreis) orientiert. Dadurch wird eine dauerhafte Optimierung der Compliance ermöglicht.
Was ist eine Compliance-Software?
Eine Compliance-Management-Software hilft dabei, die nötigen Informationen strukturiert zu erfassen, zu bewerten und verknüpfen. Gute Compliance-Tools übersetzen dabei die Vorgaben (Controls) von Normen in Aufgaben.
Darüber hinaus bietet eine Compliance-Management-Software Reportingfunktionen, um Verantwortlichen sowie (externen) Auditoren jederzeit ein realistisches Bild zum Stand des Compliance-Managements zu geben.
Welche Organisationen sollten ein Compliance-Tool nutzen?
Alle Organisationen, die Wirksamkeit Ihres Compliance-Managementsystems gewährleisten wollen, stetige Verbesserung anstreben und/oder eine Zertifizierung nach einer Compliance-Norm (etwa ISO 9001, ISO 37301 oder ISO 42001) anstreben, sollten auf eine Software setzen, um ihr Managementsystem zu errichten, aufrechtzuhalten und stets zu verbessern. Insbesondere im Compliance-Management erreichen die Verpflichtungen bzw. ein Rechtskataster eine solche Komplexität, dass mit Insellösungen oder Office-Software eine Übersicht nahezu unmöglich wird.
Welche Funktionen hat eine Compliance-Software?
Die Funktionen von Compliance-Management-Software können sehr verschieden sein. In der Regel geht es vor allem um die Übersetzung der Vorgaben einer Norm in umzusetzende Aufgaben und das Management der zugehörigen Dokumente. Gute SaaS-Lösungen ergänzen diese Kernfunktionen um Versionierung und Dokumentation sowie Echtzeit-Auswertungen.
Compliance-Management-Software ersetzt nicht die Software, die etwa zur Prüfung der Buchhaltung notwendig ist (z.B. ein Internes Kontrollsystem – IKS).
Was sind die Vorteile eines Compliance-Tools?
Die Vorteile einer Compliance-Management-Software sind vielfältig. Zu den wichtigsten gehören:
- Übersetzung von Controls in Aufgaben
- Organisation und Verknüpfung von Assets, Verpflichtungen und Risiken
- Terminverwaltung und Deadlines
- Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten
- Schnelle Auswertungen des Status quo
- Alle Daten an einem Ort
- Kategorisierung und Lenkung von Dokumenten
- Nachweisbarkeit dokumentierter Informationen
Worauf sollte man bei der Auswahl einer Compliance-Software achten?
Die wichtigsten Kriterien für die Wahl einer Compliance-Management-Software sind:
- Zunächst einmal muss das Compliance-Tool natürlich die Norm, nach der zertifiziert werden soll, unterstützen.
- Wenn ggfs. weitere Normen im Rahmen eines integrierten Managementsystems erfüllt werden sollen, müssten diese auch vom Tool abgebildet werden.
- Struktur und Nutzerfahrung (UX) der Compliance-Software sollten darauf ausgelegt sein, Aufgaben möglichst schnell und fokussiert erledigen zu können. Dafür sind in der Regel diverse Hilfestellungen nötig.
- Datenschutz und Informationssicherheit der Software sollten höchsten Standards entsprechen, damit Ihre Compliance in diesen Bereichen nicht gefährdet wird.